Abwesenheitsnotiz - Vorlagen und Tipps

Eine automatische Abwesenheitsnotiz (Englisch: out-of-office oder ooo-message) ist eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Du kannst sie erstellen, wenn du für einen näher definierten Zeitraum nicht im Büro zu erreichen bist. Darunter fallen beispielsweise Urlaub, Workshop, Sabbatical oder Elternzeit. Eine gut geschriebene Abwesenheitsnotiz hält dir während deiner Auszeit vom Büro den Rücken frei.¹

Inhalt

Wie schreibe ich eine Abwesenheitsnotiz?

Vorlagen für Abwesenheitsnotiz als E-Mail

Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch

Was in eine Abwesenheitsnotiz nicht reingehört

Risiken bei Abwesenheitsnotizen

Abwesenheit wegen Urlaub, Sabbatical oder Elternzeit

Häufige Gründe für Abwesenheitsnotizen sind

Urlaub
Sabbatical
Elternzeit
Krankheit
Ausstieg aus Unternehmen

Warum Abwesenheitsnotizen?

Mit einer Abwesenheitsnotiz lässt du Kolleg*innen, Kund*innen und Geschäftspartner*innen wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können.² Und an wen sie sich sonst mit ihrem Anliegen wenden könnten.

Abwesenheitsnotizen sind Arbeitsnachrichten

Abwesenheitsnotizen fallen unter die professionelle Kommunikation³ von persönlicher Abwesenheit vom Job. Ist die Abwesenheitsnotiz unklar oder unvollständig, kann das unnötigen Stress bedeuten⁴. Eine passend geschriebene Abwesenheitsnotiz stärkt dein Unternehmen und deine Position. Und hält dir den Rücken frei.

Vorteil: Niemand wartet auf deine kurzfristige Antwort⁵

Der Vorteil einer Abwesenheitsnotiz liegt darin, dass niemand auf eine kurzfristige Antwort von dir wartet. Und im Idealfall sogar erfährt, an wen er sich während deiner Abwesenheit wenden kann. Stell dir einfach vor: Du wendest dich mit einer wichtigen Angelegenheit an jemanden aus deinem Arbeits- oder Geschäftskontext. Wenn sich dann tagelang nichts tut, ist das enttäuschend. Oder ärgerlich. Zu 100 Prozent jedenfalls: nicht gut.

Wie schreibe ich eine Abwesenheitsnotiz?

Der klassische Kommunikationsweg für Abwesenheitsnotizen ist die E-Mail. Die meisten E-Mail-Programme bieten dementsprechend die Option „Abwesenheitsnotiz“ an.⁶ Solange die automatisierte Antwortfunktion ohne Filter aktiviert ist, erhalten sie alle, die dir eine E-Mail schreiben.

Sinnvoll sind Filter bei Abwesenheitsnotizen

Es ist sinnvoll, zwischen unternehmensinternen und -externen Absendern zu unterscheiden. Viele Mailsysteme im Unternehmen, wie z.B. der MS Exchange Server mit Outlook, bieten inzwischen die Möglichkeit. So können intern und extern verschiedene Benachrichtigungen mit unterschiedlichem Inhalt und Tonalität versendet werden.

Die Grundbausteine jeder Abwesenheitsnotiz

Eine gute Abwesenheitsnotiz enthält folgende Grundbausteine:⁷

Warum du gerade nicht antwortest -> Abwesenheit
Wer sich gegebenenfalls um das Anliegen kümmern kann –> Verweis
Wann du persönlich wieder erreichbar bist -> Return Date

Immer schön neutral bleiben

Die Art der Anrede und Grußformel ist kontextabhängig. Manche Unternehmen erwarten einen förmlichen Umgang. Jede Marke hat ihre eigene Sprache. Grundsätzlich ist eine Abwesenheitsnotiz jedoch unpersönlich, da automatisiert. Daher ist es sinnvoll, sie in der Sprache neutral zu halten. Gleiches gilt für die Grußformel.⁸

Darauf hinweisen, wenn Anliegen/Anfrage nicht weitergeleitet wird.

Teile mit, falls E-Mails an dich aus Gründen des Datenschutzes oder ähnlichem nicht weitergeleitet werden können.⁹ Beispiel: „Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre E-Mail aus Gründen des … nicht weitergeleitet werden kann.“ Wirst du während deiner Abwesenheit durch Kolleg*innen vertreten, kannst du Ihre beruflichen Kontaktdaten weiterleiten.¹⁰ Du willst die work load deines Teams nicht unnötig verstärken? Weise darauf hin, dass die Vertretung nur für absolute Notfälle gilt.¹¹

Abwesenheiten geschäftsintern früh kommunizieren¹²

Es ist sinnvoll, Kolleg*innen oder Geschäftspartner*innen möglichst früh über eine geplante Abwesenheit zu informieren. So lassen sich viele Fragen und Aufgaben schon im Vorfeld lösen. Und du kannst deine wichtigsten Punkte schon vor der letzten Übergabe mit deiner Vertretung klären.¹³

Mit smarten Filtern konsequent vorsortieren¹⁴

Grundsätzlich solltest du alles auslagern, was sich bei deiner Rückkehr unter die wirklich wichtigen Mails mischen könnte. Darunter fallen insbesondere:

Newsletter
Abwesenheitsnotizen der Empfänger
Unzustellbarkeitsnachrichten
Benachrichtigungs-E-Mails von Online-Diensten
E-Mails, die nur in Kopie an dich gehen

Abwesenheitsnotiz Outlook – So einstellen

Alle Einstellungen aufrufen

Abwesenheitsnotiz aktivieren

Beginn- und Endzeitpunkt festlegen

Betreff und Text eingeben

Änderungen speichern et voilà

Vorlagen für Abwesenheitsnotiz als E-Mail

Die folgenden Textvorlagen sind so etwas wie ein Baukastensystem. Die Inhalte kannst du bei Bedarf auch kombinieren. Und natürlich auch personalisieren, wenn es sich in deinem Geschäftsumfeld anbietet.

Klassisch

[Neutrale Anrede: Sehr geehrte / Hallo],

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit bis [Datum der Rückkehr] [aus Grund] nicht im Büro. Ich werde Ihre Nachricht gerne persönlich beantworten, sobald ich [am Datum] zurück bin.

Sie können oder möchten nicht so lange warten? Dann wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen bitte an [Name + Position] unter [E-Mail, Telefon usw.].

[Neutrale Grußformel: Mit freundlichen Grüßen / Unterschrift]